Комацу СНГ рассчитывает сэкономить 4,7 млн. руб. в год за счет перехода на обмен электронными счетами-фактурами и другими документами со своими дистрибьюторами

«Комацу СНГ» — дочерняя компания и генеральный дистрибьютор в РФ ведущего японского производителя строительной и горной техники Komatsu. В России работает через сеть дистрибьюторов, в которую входят 14 компаний. В год компания отправляет дистрибьюторам и получает от них не менее 70 000 документов. По грубым оценкам, переход с бумажного на электронный документооборот при таких объемах позволит в год сэкономить не менее 4,7 млн. руб.:

Компания ввела в бизнес-практику обмен электронными заказами, счетами, ТОРГ-12 и счетами-фактурами еще в конце 2011 года. Однако возможность отказаться от их дублирования в бумажном виде появилась только после вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг), а также приказа ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ России, который утвердил форматы первичных документов — ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

С 1 августа 2012 года компания прекращает использование этих документов в бумажном виде. В ближайших планах — перевести в электронный вид договоры, акты сверки и прочие документы.

Обмен электронными документами осуществляется непосредственно в программах «1С» — в «1С: Управление производственным предприятием» в головном офисе «Комацу СНГ» (сторона продавца), в программах «1С: Управление торговлей», «1С: Бухгалтерия 8» и других приложениях на платформе «1С: Предприятие 8», разработанных партнерами «1С», которые установлены у дистрибуторов (сторона покупателя).

В типовых программах для этого используется встроенный функционал «1С-Такском», а в приложениях, разработанных партнерами"1С" эта функциональность добавлена с помощью «1С: Библиотеки электронных документов 8.2» — специальной конфигурации для встраивания функциональности обмена электронными документами в прикладные решения на платформе «1С: Предприятие 8.2».

Среди преимуществ безбумажного документооборота Ольга Куликова, заместитель директора департамента финансов компании «Комацу СНГ», отмечает следующие:

- повышение качества и скорости взаимодействия с контрагентами;

- высокая скорость передачи информации — что особенно важно при работе с удаленными городами;

- снижение издержек на подготовку и подписание документов;

- экономия рабочего времени сотрудников;

- простота в обращении с документацией, ее поиска и хранения;

- перестал расти архив бумажных документов, появилась возможность высвободить соответствующие офисные помещения;

- более высокий уровень контроля исполнительской дисциплины;

- упрощение подбора документов при налоговых проверках, ускорение взаимодействия с налоговыми органами.

В ближайшее время «Комацу СНГ» планирует предложить своим поставщикам также перейти на обмен документами в электронном виде.

Коллегам по отрасли и смежникам, планирующим переходить на электронный документооборот, Ольга Куликова рекомендует:

- использовать решения на платформе «1С: Предприятие 8.2»;

- сформировать рабочую группу из представителей обеих сторон обмена — поставщика и покупателя;

- включать в рабочую группу как сотрудников ИТ-подразделений, так и сотрудников финансового отдела;

- назначать координатором рабочей группы сотрудника финансовой службы стороны-поставщика — как лицо, наиболее заинтересованное в скорейшем запуске проекта.