Компания TNT, один из крупнейших мировых экспресс-перевозчиков, переходит на электронный документооборот с клиентами и поставщиками
Причины перехода на электронный документооборот
- Сокращение затрат на пересылку документации:
Отправка пакета документов контрагенту с курьером, стоит в настоящее время, минимум, 50 рублей за пакет. Расценки провайдеров, предоставляющих услуги обмена электронными документами, значительно ниже. - Продолжение сотрудничества с крупными партнерами, которые перешли на обязательный электронный документооборот со своими клиентами и поставщиками.
- Повышение скорости доставки пакетов документов к контрагентам:
У множества клиентов TNT, особенно у тех, которые ведут учет по западным стандартам и являются частью группы компаний, очень короткие сроки для закрытия месяца. Закрывающие документы таким компаниям нужны буквально уже на следующий день после отгрузки.
Выбор операторов и технических решений для создания системы ЭДО
В компании используется несколько разных учетных программ, в том числе на основе 1С. В первую очередь при выборе оператора руководство учитывало возможности «1С: Предприятия 8», где уже встроен функционал ЭДО. Одним из первых операторов, с которым начала сотрудничать TNT, стал «Такском».
Особенности внедрения системы ЭДО в TNT
Внедрение ЭДО выполнялось одновременно с оптимизацией системы внутреннего документооборота компании. Проект длился около года. В компании используется несколько разных учетных программ, в том числе на основе 1С. В первую очередь при выборе оператора руководство учитывало возможности «1С: Предприятия 8», где уже встроен функционал ЭДО. Одним из первых операторов, с которым начала сотрудничать TNT, стал «Такском». В бухгалтерскую программу, которая используется в TNT для выставления счетов клиентам, был встроен блок, ответственный за отправку пакетов электронных документов.
Подключение и тестирование модуля ЭДО, в целом, заняло около месяца.
Для того, чтобы сделать переход на новую систему работы с документами менее болезненным для сотрудников, в компании была разработана бонусная схема премирования, которая основана на достижении определённых KPI. В результате специалисты компании быстро включились в работу по новой схеме и оценили преимущества электронного документооборота.
Преимущества использования электронного документооборота
Сокращение времени на обмен документами между контрагентами
Появилась возможность быстро обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами — счетами, актами выполненных работ, уточняющими документами, актами сверок, договорами. Если пересылка документа в бумажном виде может занимать от нескольких часов до нескольких дней, то с помощью ЭДО любой документ доставляется контрагенту за считанные минуты.
Снижение затрат на доставку документов
Экономическая эффективность использования ЭДО оценивается в компании по нескольким KPI. В первую очередь, это — доля электронных счетов в общем количестве выставляемых счетов, а также среднее количество счетов, неоплаченных по итогам месяца.
Еще один KPI — Days sales outstanding, среднее количество неоплаченных счетов на конец месяца, выражаемое в днях. Этот показатель, в том числе, зависит от того, как быстро клиенты получают счет, чтобы проверить его и оплатить. Если счет идет долго по почте — случаются просрочки в оплате. После внедрения системы ЭДО этот показатель по сравнению с 2013-м и 2014 годом увеличился как минимум на два дня на конец декабря. То есть, экономический эффект на лицо: когда у вас увеличивается скорость конвертации выручки в деньги — увеличивается и ваш оборотный капитал, соответственно, вы меньше будете занимать у банка денег, если занимаете. Если вы не занимаете, то вы больше размещаете депозитов»
Сокращение времени согласования документов
Ранее документы от поставщиков передавались на согласование из одного подразделения в другое в бумажном виде. Ответственный сотрудник согласовывал счет и передавал его в бухгалтерию так же в бумажном виде. Теперь, оформленные в электронном виде документы быстро передаются на согласование по электронной почте и далее — напрямую поступают в бухгалтерию. Документы, полученные от поставщиков также можно быстро скачать из электронной системы оператора и направить на согласование.
Когда входящий документ отсылается инициатору на проверку, в электронном письме указывается номер закупочного ордера — это нужно для того, чтобы бухгалтер мог указать этот номер при формировании проводки. Если нужна дополнительная детализация при согласовании документов с клиентом — все необходимые критерии (номер ордера, номер паспорта сделки и т. п.) указываются в документе непосредственно в 1С.
Все это, в целом, экономит время на согласование документов и их передачу между участниками процесса.
Надежное хранение документов
Все оформляемые документы хранятся в учетных системах компании. Входящие электронные документы также хранятся в электронном виде и не распечатываются. При необходимости, например, в случае налоговой проверки, электронный документ с ЭП можно быстро получить через электронную систему оператора. Утрата документов исключена.
TNT — одна из крупнейших компаний экспресс-перевозчиков в мире. Ежедневно TNT доставляет около 1 миллиона документов, посылок и палетизированных грузов. Компания имеет собственные воздушные и автодорожные сети доставки «от двери до двери» в Европе, Юго-Восточной Азии, Америке, Африке и на Ближнем Востоке. Выручка TNT в 2015 году составила 6,9 миллиарда евро.
В России TNT работает c 1989 года и располагает 13 собственными и 72 партнерскими отделениями, а также широкой сетью пунктов приема отправлений. Ежемесячно TNT выполняет около 125 тысяч заказов по доставке отправлений в Россию и из России. Охват региональной сети 11000 городов и населенных пунктов РФ.