1С-ЭДО обеспечил оперативный обмен юридически значимыми документами между 16 территориально-удаленными подразделениями ЗАО «Спецнефтетранс»
Почему «1С-ЭДО»?
В 2011 году головная компания ЗАО «Спецнефтетранс» открыла новое направление деятельности и начала оказывать своим дочерним организациям лизинговые услуги. В связи с этим в последнее время значительно увеличился объем документооборота предприятия. На оформление бумажных документов и их передачу между подразделениями стало уходить все больше времени. Предприятию требовался современный инструмент, который позволил бы ускорить обмен документами внутри компании.
Кроме того, необходимо было оптимизировать документооборот с контролирующими органами — упростить поиск и представление первичных документов по требованию ИФНС.
Для решения поставленных задач был выбран 1С-ЭДО — сервис фирмы «1С», который позволяет обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде через интернет прямо из программ системы «1С: Предприятие».
Первые шаги в 1С-ЭДО или «как преодолеть привычку?»
С технической точки зрения переход на 1С-ЭДО занял всего месяц. За это время сервис был подключен к корпоративной системе компании, созданной на основе решения «1С: Управление производственным предприятием», были настроены рабочие места ЭДО, установлены средства криптографии, проведен ряд организационных мероприятий.
Партнерами по проекту стали ООО «Развитие плюс» и ГК «Автоматизация учета». Специалисты компаний оказывали консультационную поддержку внедрения 1С-ЭДО, в т. ч. помогли разработать «Соглашение об обмене электронными документами».
В каждом из дочерних обществ компании есть ответственный сотрудник с правом подписи (чаще всего это главный бухгалтер или его заместитель), который выполняет функции согласования, утверждения и подписания электронных документов. На первом этапе подключения 1С-ЭДО права цифровой подписи были настроены для сотрудников, выполняющих вспомогательные функции — прием и получение электронных документов. Далее были оформлены электронные подписи на ответственных на предприятиях группы компаний.
Первый обмен электронными документами состоялся в январе 2014 года. Еще полгода занял переходный период, когда электронные документы компании дублировались бумажными. Сотрудникам предприятия нужно было время, чтобы адаптироваться к новому способу работы с документами.
Ключевым, переломным фактором для полного отказа от бумажных документов стало объективно возросшее количество бумажных документов, которые специалисты предприятия просто перестали успевать оформлять в необходимый срок.
Настаиваем на электронном документообороте
Сегодня 1С-ЭДО успешно используется для обмена документами между головной компанией Спецнефтетранса и его 15 дочерними обществами — автотранспортными и дорожными, ведутся работы по подключению к сервису ремонтных обществ. Бухгалтеры теперь не дублируют счета и договора на бумаге, а настаивают на выставлении электронных документов и самостоятельно контролируют их прием и подписание на другой стороне.
С внешними контрагентами предприятие пока работает только на прием электронных документов.
1С-ЭДО — положительный эффект очевиден
- Уменьшение трудозатрат на обработку документов и снижение ошибок при их оформлении, поскольку входящие документы формируются в программе 1С автоматически, на основе полученных электронных документов.
- Сокращение рисков утери важных документов: документы не теряются, так как хранятся в электронном виде.
- Быстрый поиск нужного документа в электронном архиве.
- Ускорение процессов согласования, утверждения и подписания документов.
- Существенное сокращение времени на обмен документами между территориально-удаленными подразделениями.
- Стопроцентная гарантия доставки документов: бухгалтер, обладающий электронной цифровой подписью, отправляет счета-фактуры прямо со своего рабочего места и тут же получает подтверждение факта доставки.
- Оптимизация взаимодействия с налоговыми органами, сокращение времени на подбор документов по требованию ФНС и, как следствие, снижение рисков при прохождении налоговых проверок.
- Снижение бумажной волокиты и экономия на почтовых расходах.
ЗАО «Спецнефтетранс» было сформировано в 2005 году на базе транспортного подразделения ПАО «ЛУКОЙЛ» — лидера топливно-энергетического комплекса России. Сегодня — это крупный транспортный холдинг, занимающийся предоставлением транспортных услуг и дорожным строительством. Предприятие является лидером в инфраструктуре услуг автотранспорта и спецтехники ПАО «ЛУКОЙЛ», а также оказывает транспортные, строительные и ремонтные услуги внешним заказчикам. В частности, компания участвует в строительстве автодорог Пермского края, а одно из его ремонтных подразделений — ООО «Автодормашсервис» — в 2013 году стало авторизованным дилерским центром ПАО «КАМАЗ». На текущий момент дочерние предприятия холдинга успешно работают в шестнадцати регионах Российской Федерации — от Ненецкого автономного округа на Крайнем Севере до Астрахани в Нижнем Поволжье и от Смоленской области на западе России до Ханты-Мансийского автономного округа в Западной Сибири.