Ответы на частые вопросы по использованию МЧД в ЭДО с контрагентами

1. Доверенности в ЭДО теперь можно использовать только машиночитаемые?

Электронный документооборот не исключает возможности применения бумажных доверенностей. В программах 1С можно организовать проверку полномочий лица, которое подписало входящий документ на основании бумажной доверенности. Однако в этом случае проверка происходит не автоматически, а вручную пользователем. О проверке полномочий при подписании входящих электронных документов без МЧД можно прочитать в этой статье.

2. Сотруднику потребуется для МЧД отдельный электронный ключ, который он будет использовать только в трудовых отношениях?

Сотрудник использует личную электронную подпись физического лица, с которой он может, например, зайти на сайт ФНС для получения налогового вычета, оформить кредит или ипотеку, авторизоваться на госуслугах. Если у сотрудника есть машиночитаемая доверенность от организации, он может своей личной подписью подписывать документы данной организации на основании МЧД.

3. Если электронной подписи у сотрудника нет, ее нужно получить в МФЦ до оформления МЧД, верно?

В целом, получить сертификат электронной подписи сотрудник может в любом аккредитованном Удостоверяющем центре (АУЦ) как до оформления МЧД, так и после. Пользователи 1С могут получить сертификат с помощью сервиса 1С:Подпись.

4. Как создать МЧД для сотрудника, который будет работать не только в 1С-ЭДО, но и в других системах ('Честный знак', 'Системы электронных паспортов', электронные торговые площадки)?

МЧД создаётся в едином формате, опубликованном на сайте Госулуги, и регистрируется в едином хранилище - в распределенном реестре ФНС. Если указанные системы умеют работать с МЧД, созданными в едином формате, и интегрированы с распределенным реестром МЧД ФНС, то ваш сотрудник сможет работать с МЧД не только в 1С-ЭДО, но и в соответствующих информационных системах.

5. Может ли генеральный директор выдать МЧД на физическое лицо, которое не числится в штате организации?

Может, нет технических препятствий к оформлению МЧД на представителя, который не числится в штате. Лицо, на которое выпускается МЧД, нужно добавить в справочник "Физические лица" в информационной базе 1С.

6. На какой срок можно оформить МЧД?

Законодательство не ограничивает срок действия электронных доверенностей. В оформляемых на сотрудников МЧД можно указать любой срок действия полномочий доверенного лица. При этом указанный в доверенности срок действия не мешает при необходимости досрочно отозвать МЧД.

7. Есть ли какой-то публичный сайт, на котором можно посмотреть и проверить МЧД?

Посмотреть и проверить действительность МЧД вы можете на сайте Единого хранилища машиночитаемых доверенностей ФНС России. Проверить действительность МЧД можно по ее уникальному номеру. Чтобы получить информацию об МЧД, нужно указать на сайте ее номер, ИНН доверителя и ИНН представителя. Если номер МЧД вам неизвестен, подобрать (вычислить) его практически невозможно.

Ориентировочно, в апреле 2024 года на сайте Госуслуги должна заработать единая система сведений обо всех выданных МЧД. Когда система на Госуслугах заработает, каждое лицо сможет проверить в своем ЛК на Госуслугах, какие доверенности были выданы от его имени или на его имя.

8. МЧД нужно оформить и в программе 1С, и у оператора ЭДО?

Нет. Достаточно оформить МЧД в программе 1С. При добавлении сертификата представителя в учётную запись ЭДО, эта доверенность подберётся автоматически и будет направлена оператору ЭДО, чтобы убедился, что представитель по доверенности может подписывать документы от имени предприятия, которому принадлежит данная учетная запись ЭДО.

9. Возможна ли установка МЧД на мобильный телефон или планшет для работы в 1С-ЭДО?

МЧД в отличие от ключа и сертификата электронной подписи не нужно “устанавливать” на устройство. МЧД должна быть доступна в программе 1С при подписании электронной подписью или при проверке подписи к документу. Если при проверке подписи МЧД не найдена в программе, 1С предупредит пользователя об этом. См. инструкцию, как добавить доверенность в 1С.

10. Если доверенность сотруднику уже оформлена в стороннем сервисе, как ее зарегистрировать в 1С?

Нужно перейти в журнал “Машиночитаемые доверенности”, выбрать "Загрузить из реестра ФНС", ввести номер и выполнить команду "Загрузить".

11. Если МЧД оформлена для руководителя филиала в другом городе, как ее загрузить в программу 1С, в которой работает филиал?

МЧД для руководителя филиала, оформленную в программе головной организации, можно передать в виде номера в реестре ФНС, как произвольный документ ЭДО или просто как файл, например, по электронной почте. На стороне филиала - загрузить в программу 1С по этой инструкции.

12. Надо ли делать отзыв МЧД, если в организации сменился руководитель?

Если подпись к МЧД без метки времени, и сертификат предыдущего директора отозван, то автоматическая проверка МЧД даст отрицательный результат: подпись под МЧД неверна, т.к. сертификат на момент проверки недействителен. Получатель увидит отрицательный результат проверки МЧД, но сможет отметить, что доверенность проверена вручную.

Если у нового руководства есть основания не доверять решению предыдущего директора о выдаче доверенности представителю, то МЧД нужно отзывать.

13. Как проверяются полномочия сотрудника, которые указаны в МЧД?

Для проверки полномочий в МЧД в программе 1С можно использовать настройку правил автоматической проверки полномочий. Если правила настроены, программа сможет проверить полномочия и сообщить пользователю положительный или отрицательный результат проверки.

Также у пользователя есть возможность проверить полномочия вручную и поставить соответствующую отметку в документе, полученном от контрагента: "полномочия проверены", об этом написано в этой статье.

14. А как настроить автоматическую проверку полномочий МЧД в модуле ЭДО в случае получения документа типа 'Прочие'?

В программе 1С для неформализованного документа можно указать вид документов, например, "приложение к акту", "спецификация", "договор" и др. Можно настроить автоматическую проверку по видам документов, см. раздел "Упрощенная настройка" в этой статье.

Если говорить о неформализованном документе с видом "Прочие", фактически в нем может содержаться любой документ, который подписал отправитель, например "Акт выполненных работ". Поэтому целесообразно проверить, какой именно документ получен с видом "Прочие".

Настройка автоматической проверки в 1С полномочий по видам документов, в том числе, "Прочие", и доверие результатам такой проверки - на усмотрение пользователя 1С-ЭДО.

15. Присылают по ЭДО документы, подписанные по доверенности. В документе указано 'Подпись неверна'. Информации об МЧД от контрагента нет. Что мы можем сделать? Как найти доверенность? Можем только отклонить документ.

Вы можете запросить МЧД у контрагента и загрузить её в 1С, после чего проверить электронную подпись по этой инструкции.

Если полномочия подписанта подтверждаются договором или бумажной доверенностью, то вы можете вручную отметить, что вы доверяете подписи контрагента под данным документом, следуя этой инструкции.

16. Как быть, если в процессе работы надо добавить полномочия пользователю? Какие есть варианты решения этого вопроса?

В уже оформленную доверенность изменения внести нельзя. Вы можете выпустить новую доверенность, в которой укажете расширенные полномочия представителя. Одновременно примите решение: отзывать ли прежнюю МЧД, или ваш представитель будет в разных ситуациях использовать либо предыдущую, либо новую МЧД.

17. Как автоматизировать приход новых МЧД от клиентов без запроса к ним?

Стандартными настройками, в актуальных релизах предусмотрено, что сведения об МЧД загружаются в информационную базу 1С автоматически вместе с электронным документом, который подписан на основании МЧД. При получении сведений об МЧД программа 1С сама обратится в реестр ФНС, чтобы проверить действительность МЧД и, при необходимости, загрузить в 1С эту доверенность.

Если этого не происходит, значит, контрагент использует программу или оператора, которые не поддерживают передачу сведений об МЧД вместе с документом. В таком случае у контрагента нужно запросить номер, с которым МЧД зарегистрирована в Реестре МЧД ФНС России, или файл МЧД, чтобы загрузить её в 1С вручную, см. инструкцию.

18. Можно ли дослать МЧД отдельным документом/файлом, если поставщик прислал документ без приложения МЧД? Можно ли такую доверенность прикрепить к документу в ЭДО?

Да. Стоит учитывать, что если программа и оператор контрагента умеют передавать сведения об МЧД в составе документа, то информация о доверенности поступит в 1С, и МЧД будет загружена автоматически. Если же доверенность предоставляется отдельно, то её можно загрузить как из представленного контрагентом файла, так и по номеру из реестра ФНС. Также возможно получение МЧД в виде произвольного документа от контрагента , см. инструкцию.

Если нужная доверенность появилась в базе, то система автоматически создаст связь между подписью в документе и соответствующей МЧД.

19. Как запрашивать МЧД у крупных организаций, до которых иногда и дозвониться/дописаться сложно, в случае, если МЧД не пришла вместе с документом?

Переход на МЧД не делает проверку полномочий сложнее, чем при работе с бумажными доверенностями. Если вы раньше получали от крупной организации бумажные доверенности, и это не вызывало трудностей, то за получением электронной доверенности вы можете обращаться к тому же ответственному сотруднику, который присылал скан бумажной доверенности.

Если вы раньше "доверяли" подписи сотрудника крупной организации без проверки доверенности, то и при работе с МЧД в ЭДО можно вручную отметить, что "полномочия проверены".

20. Новые МЧД сейчас оформляются в 1С в версии 003. Можно ли пользоваться МЧД версии 002, если она уже выпущена, и срок действия еще не истек? Не потребуется перевыпускать после 31 августа 2024 года, когда появится обязательность применения МЧД?

Можно продолжать пользоваться доверенностями в формате 002, этот формат действует, его не отменили. Формат 003 более современный и совмещает в себе ряд преимуществ, поэтому в 1С новые МЧД оформляются в формате 003. При этом 1С умеет проверять ранее выпущенные доверенности в формате 002.

21. По окончании срока действия сертификата подписи сотрудника есть ли необходимость перевыпускать или что-то делать с МЧД на этого сотрудника, если у доверенности срок действия еще не закончился?

В этом случае сотруднику достаточно получить новую электронную подпись - например, с помощью сервиса 1С-Подпись. Доверенность переоформлять не придется.

22. Можно ли подписывать документы прошлых периодов с МЧД, выданной более поздней датой?

Нет, подпись в таких документах будет нелегитимной. Доверенность действует с даты ее выдачи и обратной силы не имеет.

23. Сотрудник отказывается от оформления МЧД, объясняя это раскрытием его персональных данных. Что делать в этом случае организации?

Перечень сведений о работнике, указываемых в МЧД, установлен приказом Минцифры России от 18.08.2021 №857 и приказом ФНС от 30.04.2021 №ЕД-7-26/445@. Эти сведения практически идентичны тем, которые указываются при оформлении бумажных доверенностей.

Все сведения, необходимые работодателям для оформления МЧД, работники уже сейчас предоставляют при заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 ТК РФ. При трудоустройстве работником предоставляется письменное согласие на обработку персональных данных. В этом согласии работодатель может отдельно закрепить, что персональные данные работника могут быть использованы в целях оформления МЧД и переданы третьим лицам в рамках использования доверенности. Или же можно получить от работника еще одно письменное согласие, в котором эта возможность будет указана.

Подробнее - в статье на сайте БУХ 1С.

24. Есть ли в МЧД для обмена с контрагентами (B2B-доверенность) аналог полномочий "99 - полные полномочия", который используется в МЧД ФНС (B2G-доверенность)?

Нет, в МЧД B2B нужно указывать конкретные полномочия.

25. Как узнать причину отказа в регистрации МЧД в распределенном реестре ФНС?

Распределенный реестр ФНС может отказать в регистрации МЧД B2B по следующим причинам:

- доверитель и представитель (если применимо) не зарегистрированы в ЕГРЮЛ или данные с ЕГРЮЛ расходятся;
- не соблюдены требования формата МЧД, обязательные поля не заполнены или заполнены с ошибками;
- даты совершения доверенности или даты выдачи заполнены с нарушением логики, МЧД выдана в текущую дату и завершается в текущую дату; дата выдачи не соответствует подписи с меткой времени;
- подпись, которой подписана МЧД, закодирована не в том формате, который требует ФНС;
- отсутствие связи с распределенным реестром (ведутся технические работы, присутствует проблема с интернетом).

26. Хотим оформить МЧД "задним числом", как это сделать?

Это невозможно. Если вы подпишете МЧД электронной подписью с меткой времени, то в соответствии с ч. 6 п. 2 Приказа Минцифры № 857 от 19.08.2021 датой совершения доверенности считается дата создания метки доверенного времени. Такую метку невозможно получить "задним числом".

Если ваша подпись к МЧД без метки доверенного времени, вам в любом случае нужно указать в доверенности дату ее совершения - это требование ч. 1 ст. 186 ГК РФ. Если вы подписали доверенность сегодня, а дата совершения указана "вчерашняя", такая доверенность является недействительной с момента ее совершения.

27. Как включить ссылку на МЧД в электронный документ?

Технология обмена электронными документами через операторов ЭДО допускает включение сведений о доверенности в документ или в метаданные, которые отправляются вместе с документов. Программа 1С, в которой настроен сервис 1С-ЭДО, сама подбирает нужную МЧД и включает сведения о ней либо в соответствующие реквизиты форматного документа, либо в метданные, если формат не поддерживает передачу сведений о доверенности, или если документ неформализованный.

Дополнительно вы можете написать, например, в договоре, что с вашей стороны его подпишет представитель по электронной доверенности, и указать номер МЧД и систему хранения (как правило, Реестр МЧД ФНС).

28. Видно ли на печатной форме электронного документа в штампе визуализации подписи, что документ подписан на основании МЧД?

Программа 1С, в которой настроен сервис 1С-ЭДО, при визуализации штампа подписи под документом показывает, что документ подписан на основании доверенности, включая уникальный номер доверенности. Также в штампе есть информация, что доверенность на момент проверки действительна.