Интерфейсы 1С-ЭДО: легкий и расширенный

Пользователи работают по-разному. Одним важно видеть всю структуру документов — как в почте, с иерархией папок и разделением документов на оперативные и архивные. А другие предпочитают минимум деталей и максимум скорости: открыть, подписать, отправить.
Чтобы учесть разные подходы, в 1С-ЭДО доступны два варианта интерфейса: привычный расширенный и легкий. Оба решают одну задачу — удобную работу с электронными документами, но подходят для разных способов организации этого процесса. Ниже — подробнее о каждом из них.

Расширенный интерфейс

Этот вариант долгое время был единственным способом работы в 1С-ЭДО. Он подойдет тем, кто хочет видеть полную картину документооборота. В нем каждый этап обработки документа отражен в виде отдельной папки — так называемые «статусы».

Общее описание. Слева отображается список папок-статусов: «Входящие», «Исходящие», «Подписать», «Утвердить», «Исправить», «Отправить», «Аннулировать», «На контроле» и др. Каждая папка показывает, на каком этапе сейчас находятся документы. Справа — содержимое выбранной папки, то есть конкретные документы, которым присвоен этот статус.

Такой подход помогает быстро понять, на каком этапе находится документ и что с ним нужно сделать. Например, бухгалтер может просто сказать руководителю: «Посмотри папку “Подписать” — там документы, которые ждут твоей подписи».

В верхней части окна расположена команда «Отправить и получить», но доступные действия могут меняться в зависимости от выбранной папки. Например, в разделе «Отразить в учете» можно сразу массово провести нужные учетные документы, а в «Сопоставить» — связать номенклатуру поставщика со своей, чтобы в дальнейшем такие документы отражались автоматически.

Дополнительные функции. Пользователь может менять форму отображения списка документов: выводить превью электронного документа прямо под списком, настраивать видимость колонок и управлять иерархическим списком папок — например, показывать только те, где действительно есть документы, требующие обработки.

Помимо иерархии папок по стадиям обработки, в расширенном интерфейсе документы дополнительно разделены на оперативные и архивные. Все документы, по которым обмен завершен, автоматически попадают в Архив ЭДО. Там их можно просматривать, искать по реквизитам и при необходимости возвращаться к ним. Для многих такая схема удобна: в основном списке остаются только активные документы, с которыми еще нужно поработать — подписать, отправить или утвердить. Все остальное уходит в архив и не мешает текущей работе.

Легкий интерфейс

Легкий интерфейс появился в 2023 году. Его задача — упростить работу с электронными документами, оставив только необходимые элементы и минимизировав лишние действия. Интерфейс минималистичен, но при этом позволяет выполнять все необходимые операции. Он ориентирован на тех, кто ежедневно работает с большим потоком документов — бухгалтеров, операторов ЭДО, специалистов по документообороту. Все, что нужно для повседневных действий, находится под рукой, а редко используемые команды вынесены в дальний интерфейс.

Общее описание. На панели навигации четыре основных раздела: Входящие, Исходящие, Создать новый и Приглашения. Раздел Ошибки распаковки появляется только при наличии нераспознанных контейнеров.

В каждом разделе есть быстрый поиск и фильтры. Поиск позволяет находить документы по типу, сумме или контрагенту, Фильтры задают отбор по периоду, организации или другим реквизитам. Подсказки помогают понять, что искать в каждом поле.

В разделе Входящие отображаются все документы, полученные от контрагентов. Документы, требующие действия пользователя, помечены желтыми индикаторами, что сразу показывает, какие документы нужно утвердить, подписать или аннулировать. Предпросмотр позволяет быстро оценить содержимое документа без открытия отдельных окон.

Исходящие содержат документы, отправленные контрагентам. Здесь доступна основная информация по каждому документу, без лишних деталей.

Раздел Создать новый предназначен для формирования новых документов. Сюда попадают учетные документы, для которых нужно создать электронные версии. Можно выделить весь список и одним действием создать, подписать и отправить документы. Также есть возможность загрузить и отправить внешний файл, например скан договора или акта.

Приглашения объединяют полученные и отправленные запросы к обмену электронными документами с вашими контрагентами: их можно отправлять, принимать, отзывать или отклонять. Чтобы приглашение точно дошло до нужной организации, важно уточнить ее идентификатор абонента.

Команды разделены логично: основные действия, например, «Подписать и отправить», «Обновить» и другие, находятся под рукой, а дополнительные — через кнопку «Еще».

Дополнительные функции. В настройках можно включить режим легких карточек, которые упрощают работу с документами и позволяют принимать решения быстрее. Легкие карточки электронного документа — это продолжение концепции легкого интерфейса. Они доступны только в нем и позволяют быстро получать ключевую информацию о документе без лишних кликов. Карточки минималистичны: на экране отображается только то, что важно на конкретном этапе работы, при этом остается возможность выполнять необходимые действия.

Легкие карточки электронных документов в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» ред. 3

Легкие карточки рассчитаны на пользователей, которые обрабатывают большой поток однотипных документов. Они позволяют быстрее оценивать каждый документ, сокращают количество действий и помогают сосредоточиться на конкретном документе. Карточки не заменяют основной список документов, а дополняют его: список остается для общего обзора, а карточки служат инструментом для более оперативной работы с отдельными документами и принятия решений.

В карточке все внимание сосредоточено на электронном документе. Дополнительные сведения — сумма, НДС, дата создания, ответственный и наличие связанного учетного документа, если это актуально, — подаются в качестве вспомогательной информации. Состояние документа сразу видно по цветовой панели: 

Отличия легкого и расширенного интерфейсов

Оба интерфейса 1С-ЭДО созданы для принципиально разных подходов к организации работы с документами. Расширенный сохраняет привычную логику, где все под рукой и видна структура документооборота. Легкий предлагает современный, более удобный и быстрый сценарий — без лишних папок и переходов.

Главные отличия между интерфейсами приведены ниже.

• Отсутствие разделения на архив и оперативные документы. В легком интерфейсе все документы собраны в едином списке. В расширенном — документы с завершенным статусом перемещаются в архив, и для их поиска требуется открывать отдельный раздел.

• Работа с приглашениями. В легком интерфейсе создан отдельный раздел «Приглашения», где можно инициировать обмен с контрагентами и управлять его этапами. В расширенном раздел «Приглашения» отображает уже отправленные и полученные приглашения, но создать новое приглашение из него нельзя — в этом интерфейсе оно отправляется из карточки контрагента.

• Отображение даты получения. В легком интерфейсе есть колонка «Дата», по которой удобно отслеживать фактическое поступление документов от контрагентов и строить список по моменту получения. В расширенном такая возможность отсутствует: сортировать можно только по дате документа.

• Организация навигации. В легком интерфейсе вместо папок по состояниям документов используются фильтры. Это позволяет гибко управлять отображением, не перегружая интерфейс множеством разделов.

• Предпросмотр и краткие сведения. В легком интерфейсе по умолчанию включена область предпросмотра и показаны основные сведения по документу. В расширенном эти функции доступны только через настройки, а краткие сведения в списке отсутствуют.

• Работа с пакетами и файлами. В легком интерфейсе можно массово загружать произвольные документы с диска и добавлять их в пакет. В расширенном можно только добавлять документы в уже созданный пакет.

• Тип карточек. В легком интерфейсе пользователь может выбрать — использовать легкие карточки или обычные. В расширенном доступны только обычные карточки.

• Просмотр истории обмена. В обычных карточках расширенного интерфейса слева от превью отображалась структура обмена документа, где можно было видеть всю историю движения, включая технические сообщения: извещения о получении, уведомления об уточнении и другие события. В легких карточках эти данные собраны в протоколе обмена, куда можно перейти при необходимости. Это делает работу с документом визуально удобнее для большинства пользователей.

Выбор интерфейса зависит от задач и привычек пользователя. Если важна скорость обработки документов на потоке и удобство работы с большим количеством поступающих документов, легкий интерфейс становится естественным выбором. Тем, кто ценит привычную структуру или использует специфические сценарии работы, расширенный интерфейс остается доступным. При этом вы всегда можете самостоятельно переключаться между интерфейсами, выбирая наиболее подходящий для текущей задачи. Мы рекомендуем попробовать легкий интерфейс, чтобы оценить, насколько он упрощает повседневную работу с электронными документами.