Самозанятые уже стали привычными исполнителями для бизнеса. С ними работают небольшие компании, крупные предприятия и индивидуальные предприниматели. Такой формат сотрудничества удобен, когда нужно привлечь специалиста для конкретной задачи: разработать сайт, подготовить дизайн, провести фотосъемку, выполнить монтаж оборудования или оказать консультационные услуги.

При этом оформление документов долгое время оставалось одной из немногих частей взаимодействия, которая часто находилась за пределами ЭДО. Организация могла обмениваться электронными документами с поставщиками и покупателями, но при работе с самозанятыми возвращаться к электронной почте, мессенджерам или бумаге.

Теперь этот барьер исчезает. Самозанятые могут подключиться к 1С-ЭДО, а организации и индивидуальные предприниматели — обмениваться с ними юридически значимыми электронными документами в привычном процессе работы.

Речь не идет о новом виде документооборота или отдельном сервисе для самозанятых. Они включаются в уже существующий процесс обмена документами, который компании используют при работе с другими контрагентами.

Как выглядит работа с самозанятым

Если посмотреть на сотрудничество с самозанятым не с точки зрения налогового режима, а с точки зрения документооборота, оно мало отличается от работы с другими исполнителями.

Обычно процесс выглядит следующим образом:

1. Стороны договариваются о сотрудничестве и при необходимости заключают договор.
2. Если требуется, оформляют техническое задание, приложение к договору или дополнительное соглашение.
3. Самозанятый выполняет работу или оказывает услугу.
4. Если это предусмотрено договором, самозанятый формирует акт и направляет его заказчику на подписание.
5. Заказчик оплачивает работу в порядке и сроки, установленные договором.
6. После получения оплаты самозанятый формирует чек НПД в приложении «Мой налог» и передает его заказчику.

Договоры, дополнительные соглашения, технические задания, акты и другие документы стороны могут создавать, подписывать и хранить в электронном виде. Чек НПД остается за пределами этого обмена: он формируется в приложении «Мой налог», поскольку подтверждает расчет с самозанятым.

Важно

Электронный документооборот не меняет порядок работы с самозанятыми, установленный законодательством. Он меняет способ обмена документами: вместо электронной почты или бумаги стороны используют сервисы электронного документооборота.

Самозанятый как участник электронного документооборота

Самозанятый — это физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Этот режим определяет порядок налогообложения, но не ограничивает возможность использовать электронную подпись и участвовать в электронном документообороте.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает использование квалифицированной электронной подписи физическими лицами. Электронные документы, подписанные такой подписью, при соблюдении установленных законом условий признаются равнозначными документам на бумаге с собственноручной подписью.

Самозанятый может зарегистрироваться в 1С-ЭДО, получить идентификатор участника и установить связь с заказчиками с помощью направления приглашения.

После подключения заказчик сможет направлять самозанятому договоры, акты и другие документы так же, как другим контрагентам. Самозанятый, в свою очередь, сможет получать их, подписывать электронной подписью, отправлять ответные документы и хранить завершенные комплекты.

Одного подключения достаточно для работы с разными заказчиками. Поэтому обмен с самозанятым не требует отдельного сценария: он становится частью уже действующего электронного документооборота компании.

Какие документы можно передавать через ЭДО

Через 1С-ЭДО можно передавать практически весь комплект документов, которым обмениваются заказчик и самозанятый. Главное исключение — чек НПД: он формируется в приложении «Мой налог» и передается заказчику отдельно.

Передается через 1С-ЭДО	Документ
Договор	Да, подписывается сторонами
Дополнительное соглашение	Да, подписывается сторонами
Техническое задание или приложение к договору	Да, при необходимости подписывается сторонами
Счет на оплату	Да, подписывается отправителем
Акт выполненных работ или оказанных услуг	Да, подписывается сторонами
Другие неформализованные документы	Да, подписываются по заданной настройке
Чек НПД	Нет, формируется в приложении «Мой налог»

Конкретный набор документов зависит от условий договора и характера работы. Электронный документооборот не создает обязанности оформлять дополнительные документы, а позволяет перевести уже используемые договоры, акты и приложения в электронный вид.

Что важно учитывать

Подключение к электронному документообороту не меняет особенности применения налога на профессиональный доход. Поэтому при работе с самозанятыми по-прежнему важно соблюдать несколько правил.

Проверяйте статус исполнителя

Перед началом работы и перед выплатой вознаграждения важно убедиться, что исполнитель сохраняет статус плательщика НПД. Проверить его можно вручную с помощью бесплатного сервиса ФНС России. Если подключен сервис «1С:Статус самозанятого», программа выполнит проверку автоматически. Если к моменту выплаты исполнитель утратил статус самозанятого, порядок налогообложения изменится.

Учитывайте особенности НДС

Самозанятые не являются плательщиками НДС в отношении доходов, облагаемых НПД. Поэтому они не выставляют счета-фактуры и не оформляют УПД со статусом 1.

Не путайте акт и чек НПД

Чек НПД подтверждает получение оплаты и должен быть сформирован самозанятым после расчета с заказчиком.

Акт подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он оформляется, если это предусмотрено договором или требуется сторонам для подтверждения результата.

Акт не заменяет обязательный чек НПД. В свою очередь, чек не подтверждает приемку результата, если по условиям договора стороны должны подписать акт.

Что изменится для пользователей 1С-ЭДО

Если организация уже использует 1С-ЭДО, осваивать отдельный порядок работы с самозанятыми не потребуется. После подключения исполнителя обмен проходит по привычной схеме:

1. Одна из сторон направляет приглашение к обмену.
2. Вторая сторона принимает приглашение.
3. Договор, акт или другой документ создается в программе 1С либо загружается из файла.
4. Отправитель подписывает документ электронной подписью и направляет его второй стороне.
5. Получатель проверяет и подписывает документ либо отклоняет его с замечаниями.
6. После завершения обмена документ хранится у каждой стороны.

Таким образом, для пользователя 1С-ЭДО меняется не сам процесс работы, а перечень контрагентов, которых можно в него включить. Теперь по той же схеме можно обмениваться документами и с самозанятыми.

Если вы самозанятый

После подключения к 1С-ЭДО вы сможете обмениваться документами с разными заказчиками. Для каждого заказчика не нужно регистрироваться заново: достаточно один раз подключиться к сервису, а затем устанавливать связь с организациями через приглашения.

Для работы с 1С-ЭДО самозанятым подходят приложения «БизКуб ЭДО» и «1С:Клиент ЭДО». С их помощью можно получать и подписывать договоры, направлять счета и акты, возвращать документы после исправления и хранить завершенные комплекты. Учетная программа 1С для этого не требуется. 

Если вы уже работаете с самозанятыми

Переводить всех исполнителей на электронный документооборот одновременно не обязательно. Можно начать с одного или нескольких самозанятых, с которыми организация регулярно обменивается договорами и актами.

Самозанятому потребуется подключиться к 1С-ЭДО через приложение «БизКуб ЭДО» или «1С:Клиент ЭДО». После этого стороны устанавливают связь через приглашение и могут передавать договоры, акты и другие документы в электронном виде. Ранее оформленные документы переносить в 1С-ЭДО не требуется.

В результате документы по работе с самозанятыми проходят по той же схеме, что и документы других контрагентов. Отдельно остается только чек НПД, который самозанятый формирует в приложении «Мой налог» после получения оплаты.

Частые вопросы

Нужна ли самозанятому учетная программа 1С?

Нет. Для работы с 1С-ЭДО самозанятый может использовать приложения «БизКуб ЭДО» или «1С:Клиент ЭДО».

Нужна ли самозанятому электронная подпись?

Да. Для подписания документов в 1С-ЭДО потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Получить ее можно у партнера 1С или в любом коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре. Одну действующую подпись можно использовать для обмена документами с разными заказчиками, оформлять отдельную УКЭП для каждой организации не нужно.

Нужно ли подключаться к сервису ЭДО каждого контрагента?

Нет. Достаточно подключиться к одному сервису ЭДО. Благодаря технологии роуминга можно обмениваться документами с контрагентами, которые используют сервисы других операторов. В 1С-ЭДО поддерживается роуминг с большинством операторов электронного документооборота.

Обязательно ли сразу переводить в ЭДО все документы?

Нет. Стороны могут самостоятельно определить, какими документами они будут обмениваться через 1С-ЭДО. Ранее оформленные документы переносить в сервис не требуется.

Обязательно ли оформлять акт?

Акт оформляется, если это предусмотрено договором или требуется сторонам для подтверждения выполнения работ либо оказания услуг.

Заменяет ли электронный документооборот чек НПД?

Нет. После получения оплаты самозанятый по-прежнему должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику.

Итоги

Подключение самозанятых к 1С-ЭДО позволяет организациям не выделять документы по таким исполнителям в отдельный процесс. Договоры, приложения, счета и акты можно передавать и подписывать через тот же сервис, который используется для работы с другими контрагентами.

Самозанятый может подключиться к 1С-ЭДО через приложение «БизКуб ЭДО» или «1С:Клиент ЭДО 8» и обмениваться документами с разными заказчиками.

При этом правила применения НПД не меняются: заказчику по-прежнему важно проверять статус исполнителя, а самозанятому — формировать чек в приложении «Мой налог» после получения оплаты.